JURNAL UMUM

 

MENCATAT DOKUMEN TRANSAKSI DALAM JURNAL UMUM

           Jurnal umum adalah formulir khusus yang dipakai untuk mencatat setiap bukti pencatatan, berupa pendebitan dan pengkreditan, secara kronologis beserta penjelasan-penjelasan yang diperlukan dari transaksi-transaksi tersebut.

1.      Peralatan yang dibutuhkan

Sebelum menjurnal, terlebih dahulu harus disiapkan peralatan yang diperlukan, antara lain: bukti transaksi yang sah sebagai sumber pencatatan, buku jurnal, alat tulis, alat bantu hitung (kalkulator), formulir rekapitulasi jurnal. Setelah menyiapkan peralatan yang diperlukan untuk menjurnal, selanjutnya identifikasi data transaksi yang terdapat dalam bukti transaksi yang akan dicatat dalam jurnal.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses identifikasi data transaksi adalah sebagai berikut:

a. Transaksi yang dicatat harus berurutan karena jurnal merupakan catatan harian yang bersifat kronologis.

b.     Transaksi yang dicatat harus memuat informasi yang terkandung dalam bukti transaksi. Contohnya, dalam jurnal khusus penjualan diperlukan informasi tentang syarat pembayaran, nama debitur, harga, serta nomor faktur yang menjadi bukti transaksi.

c.   Transaksi yang dicatat harus tepat dan benar, baik dalam melakukan pendebitan dan pengkreditan akun maupun jumlah rupiahnya. Karena jurnal melibatkan dua akun atau lebih dan harus seimbang pada kolom debit dan kredit. Anda harus memastikan tidak ada kesalahan, baik dalam angka maupun akun-akunnya.

 

2.      Fungsi Jurnal

Fungsi jurnal adalah sebagai berikut:

a.     Fungsi pencatatan

Penjurnal wajib mencatat setiap peristiwa finansial yang terjadi dalam perusahaan. Tiap perubahan kekayaan, modal, biaya, dan pendapatan harus dicatat ke dalam jurnal terlebih dahulu agar laporan keuangan perusahaan dibuat dengan lengkap.

b.      Fungsi historis

Pencatatan setiap transaksi dilakukan secara kronologis berdasarkan tanggal terjadinya transaksi. Jurnal menggambarkan kegiatan perusahaan sehari-hari secara berurutan dan terus-menerus. Perkembangan dalam perusahaan dapat dilihat dalam jurnal.

c.     Fungsi analisis

Pencatatan jurnal merupakan hasil analisis transaksi berupa pendebitan dan pengkreditan akun yang terpengaruh beserta jumlahnya. Analisis ini mencakup penggolongan dan nama akun, pencatatan dalam pendebitan, ataupun pengkreditan beserta jumlahnya.

d.     Fungsi instruksi

Catatan dalam jurnal merupakan perintah untuk mendebit dan mengkredit akun sesuai dengan catatan dalam jurnal. Pencatatan dalam jurnal tidak sebatas dokumen transaksi dalam perusahaan, tetapi merupakan instruksi. Kolom jurnal bagian akun diisi dengan nama akun: bagian debit diisi dengan jumlah akun yang didebit, dan bagian kredit diisi dengan jumlah akun yang dikredit.

e.       Fungsi informatif

Catatan dalam jurnal memberikan penjelasan mengenai transaksi yang terjadi.

 3.      Bentuk Jurnal Umum

Keterangan:

(1)   Kolom tanggal digunakan untuk mencatat tanggal, bulan dan tahun terjadinya transaksi.

(2) Kolom keterangan/akun digunakan untuk mencatat akun yang didebit atau dikredit beserta keterangan singkat. Biasanya akun yang dikredit ditulis menjorok ke dalam.

(3)  Ref adalah singkatan dan reference. Kolom ini digunakan sebagai tanda bahwa transaksi sudah di-posting ke akun Buku Besar. Kolom ref dalam jurnal diisi dengan nomor akun.

(4)  & (5) Kolom debit dan kredit digunakan untuk mencatat jumlah akun yang akan dicatat di sebelah debit dan jumlah akun yang akan dicatat disebelah kredit.

 

4.      Langkah-langkah Pembuatan Jurnal Umum

Untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam pencatatan, perlu diperhatikan beberapa langkah berikut:

Langkah 1    : Catatlah tanggal transaksi pada kolom tanggal sesuai dengan tanggal yang tercantum

pada bukti transaksi. Penulisan periode akuntansi, baik tahunan maupun bulanan, cukup tulis satu kali saja.

Langkah 2    : Pada kolom keterangan/akun, tuliskan nama akun yang mengalami perubahan akibat

transaksi. Akun pada sisi debit ditulis merapat ke garis kolom tanggal, sedangkan akunpada sisi kredit ditulis lebih menjorok ke kanan (3-7) digit sehingga kedua nama akun tidak sejajar. Tambahkan penjelasan singkat untuk mendukung kolom referensi jika diperlukan.

Langkah 3    :  Isilah koloom debit dan kredit sesuai dengan nilai transaksinya.

 

5.      Rekapitulasi Jurnal

Rekapitulasi jurnal adalah tindakan menjumlahkan secara keseluruhan angka pada masing-masing kolom debit ataupun kredit dari jumlah yang telah dibuat sebelumnya. Langkah-langkah pembuatan rekapitulasi jurnal sebagai beriku:

1)   Jumlahkan setiap akun dengan kode yang sama dengan jurnal, lalu pindahkan pada tempat yang tersedia pada kolom rekapitulasi.

2)     Hitung jumlah debit dan kredit pada kolom rekapitulasi.

3)     Periksa kembali jurnal debit dan kredit karena jumlahnya harus sama.

 

Adapun tujuan rekapitulasi jurnal adalah:

1)      Mempermudah pemindahbukuan dari jurnal ke dalam Buku Besar

2)      Menentukan jumlah yang harus dipindahkan.

3)      Mencegah dan menghindari kesalahan yang harus dipindahbukuan.

4)      Menjamin kebenaran akun yang dipindahkanbukukan.

 

Sementara itu, fungsi rekapitulasi jurnal adalah:

1)    Untuk menghindari adanya kesalahan dalam proses posting dari jurnal ke buku besar sehingga dapat mempermudah dalam proses pemindahbukuan.

2)  Untuk mengecek kesalahan dalam menjurnal pada proses sebelumnya, terutama pada debit dan kredit.

 

6.      Pencatatan Jurnal pada Perusahaan Jasa

Perusahaan jasa adalah suatu unit usaha yang bergerak dalam pelayanan jasa tertentu kepada konsumen. Perusahaan ini menghasilkan jasa, bukan barang atau produk yang kasat mata. Contoh perusahaan ini adalah jasa salon, jasa bengkel, jasa notaris, jasa akuntan dan sebagainya.